Éra PDF faktur se chýlí ke konci. Evropská unie postupně zavádí standardizovaný systém elektronické fakturace prostřednictvím sítě PEPPOL, který zásadně změní způsob, jakým firmy vystavují a přijímají faktury. Pro české podnikatele je to velká změna.
Co je PEPPOL a jak funguje?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) je mezinárodní síť pro výměnu obchodních dokumentů – faktur, objednávek, dodacích listů – v standardizovaném elektronickém formátu. Jde o strukturovaná data (XML), ne pouhý PDF soubor.
Na rozdíl od PDF, které je jen digitální obdoba papíru, PEPPOL faktura obsahuje strojově čitelná data: částky, DPH, číslo účtu, IČO. Systém ji dokáže automaticky zpracovat bez lidského přepisu.
Kdo a kdy musí přejít?
Prvně jde o faktury ve veřejných zakázkách – pokud fakturujete státní instituci nebo veřejnému zadavateli, elektronická faktura je nebo brzy bude povinná. Pro soukromý sektor se termíny postupně posouvají, ale trend je jasný: do roku 2028 by měla být elektronická fakturace standardem napříč EU.
Co to v praxi znamená pro firmu?
Nejde jen o technologii – je třeba přizpůsobit procesy. Účetní software (Pohoda, Money, Fakturoid, iDoklad) již PEPPOL formáty podporuje nebo pracuje na podpoře. Doporučujeme:
- Kontaktovat svého dodavatele účetního softwaru a ověřit připravenost
- Registrovat se u poskytovatele PEPPOL přístupu (tzv. access point)
- Proškolit účetní a fakturační oddělení
Výhody pro podnikatele
Automatické zpracování šetří čas, snižuje chybovost a urychluje platby. Studie ukazují, že zpracování elektronické faktury stojí 10–15× méně než papírové. Pro firmy s větším objemem fakturace jde o zásadní úsporu.
